Fachleute mit Gewerken übergreifenden Fachkenntnissen und jahrelanger Erfahrung in der Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung.
Planen – Bauen – Nutzen
Der facilitäre Lebenszyklus und seine Einflüsse und Auswirkungen innerhalb der Planungs- und Bauerstellungsphase.
Planung- und baubegleitendes Facility Management (pbFM)
Planprüfung
Die Planprüfung ist wohl eine der wichtigsten Aufgaben im gesamten Bauprozess. Fehler oder Abweichungen, die hier übersehen werden, haben schwerwiegende Auswirkungen auf das gesamte Bauprojekt, vor allem auf die Zeit und die Investitions- sowie Betriebskosten.
Zuständigkeit
Wer für die Planprüfung bei Bauprojekten zuständig ist, ist meist nur durch den Bauherrn zu beantworten.
In der Praxis kann die zuständige Person sowohl der planende Architekt, ein Fachplaner, ein Projektsteuerer, ein Ingenieur, der Bauherr oder ein ausführendes Fachunternehmen sein.
Prüfung
Um mit der Planprüfung zum festgelegten Planliefertermin starten zu können, müssen die Pläne der FMB rechtzeitig vorliegen. Sollten diese nicht unaufgefordert vor dem Termin eingehen, wird zwei Wochen vor Abgabetermin eine schriftliche Erinnerung verschickt. Diese erfolgt um einen möglichen Verzug des Bauprojekts zu verhindern. Die Erinnerung beinhaltet den Hinweis, dass eine Behinderungsanzeige folgt, wenn der Planliefertermin nicht einge-halten wird.
Prüfung, Abweichungen
Stellt die FMB im Rahmen der Prüfung einen Planungsfehler oder Mangel in den Plänen fest, wir sie ihrer Pflicht nach VOB/B §3 Abs. 3 nachkommen und diese dem Auftraggeber mitteilen. Die Schriftform ist nicht zwingend vorgeschrieben, wird aber aufgrund der Nachvollziehbarkeit und aus Beweisgründen erfolgen. Nach Vorlage der neuen Pläne, beginnt das gesamte Planprüfungsverfahren wieder von vorne. Ist der neue Planungsstand vollständig und entspricht der Baubeschreibung, kann die nächste Phase im Bauprojekt starten. Stellt der Planprüfer bei erneuten Plandurchgang
weitere Mängel fest, wird nochmals eine Schleife über den Auftraggeber und die involvierten Planungsbeteiligten gedreht.
Zu guter Letzt werden die neuen und der Baubeschreibung entsprechenden Pläne in dem FMB – Projektraum eingestellt und archiviert.
Vertragsmanagement
Vertragsarten
Zwei im Bürgerlichen Gesetzbuch, BGB, angesiedelte Vertragsarten beeinflussen das Facility Management entscheidend.
Werkvertrag und Dienstvertrag
Beispiele;
- Architekten- u. Fachplanerverträge
- Beraterverträge
- Bauverträge
- Contracting-Verträge
- Energielieferverträge
- Gewerbemietverträge
- PPP – Public-Private-Partnership
- Projektsteuerungsverträge
- Telekommunikationsverträge
- Versicherungsverträge
- Wartungs- u. Instandhaltungsverträge
Das facilitäre Vertragsmanagement befasst sich mit der Steuerung, der Gestaltung, dem Abschluss, der Fortschreibung, der Dokumentierung und der Abwicklung von Verträgen. Konkret bedeutet dies, dass alle bindenden Vereinbarungen in den Bereich der Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung in das Vertragsmanagements integriert werden. Deshalb sollten die FMB – Sachverständigen so früh als möglich in die Vertragsgestaltungen und -verhandlungen eingebunden werden, damit mit ihrem Expertenwissen deren Inhalte und Umsetzungsrisiken erläutert und bewertet werden können.
Jeder Vertrag verfehlt seine Zielsetzung, wenn dessen Vereinbarungen vergessen gehen und Termine und Konditionen nicht eingehalten werden. Eines der größten Vertragsrisikos ist die fehlende Fortschreibung und Aktualisierung. Ist der Vertrag, Bestand, wird er oftmals, nicht vertragskonform umgesetzt oder die Leistungserbringung nicht fachlich kontrolliert.
Das Vertragsmanagement bietet die größtmögliche Transparenz und ein umfassendes proaktives Management von Vertragsinhalten gibt die nötige Rechtssicherheit. Einennwichtigen Bestandteil stellt die Integration des Versicherungsmanagement und dessen Dokumente dar.
Der Erhalt und die Verbesserung der sicherheitsrelevanten Informationen und Schriftsätze, die Einbindung weiterer Immobilien und Risiken in den Versicherungsschutz und der Verringerung der Versicherungskosten haben einen direkten Einfluss auf die Betriebskosten.
Betriebskosten
Kosten, die durch den laufenden Betrieb innerhalb der Anlagen- und Immobilienbe-wirtschaftung im Zusammenhang mit der Nutzung einer Immobilie entstehen. Sie können in fixe und variable Kosten unterteilt werden, je nachdem, ob sie sich den variablen Parameter der Bewirtschaftung anpassen oder auf der vertraglichen Basis angepasst werden müssen .
Nach der gesetzlichen Definition in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebs-kosten, die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
Damit ist zunächst festgelegt, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die gerade durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) an einer Immobilie laufend entstehen.
Explizit ausgeschlossen sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandset-zungskosten. (… diese werden jedoch im facilitären Berechnungsansatz, bezogen auf den Lebenszyklus entsprechen integriert, siehe auch FMB-Kompass)
Der § 2 BetrKV listet die allgemeinen Betriebskostenarten enumerativ demonstrativ (also nicht abschließend, nicht unbedingt vollständig) auf;
- die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer),
- die Kosten der Wasserver- und entsorgung,
- der Heizung, Warmwasser
- des Betriebs der Aufzüge,
- der Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
- der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
- der Gartenpflege, (Sommer- und Winterdienst)
- der Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Räumen,
- der Schornsteinreinigung,
- der Sach- und Haftpflichtversicherung,
- für den Betrieb der Gemeinschaftsantenne oder des TV-Kabelanschlusses, des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege sowie
- sonstige Betriebskosten.
Eine wichtige und in der Praxis häufig umstrittene Abgrenzung betrifft die Unterscheidung von umlegbaren (= umlagefähigen) Betriebskosten und nicht umlegbaren Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten. Wenn im Rahmen eines Mietverhältnisses besonders definierte Kosten umgelegt werden sollen, so werden diese im Rahmen der Mietnebenkosten abgerechnet. (Quelle, Internet 25.06.2023, Wikipedia, Betriebskosten)
Lebenszyklus
Der Lebenszyklus und seine facilitären Teilbereiche innerhalb der Nutzungsphase.
- Technisches Gebäudemanagement
- Infrastrukturelles Gebäudemanagement
- Kaufmännisches Gebäudemanagement
- Strategisches Gebäudemanagement
- Flächenmanagement
- Computer Aided Facility Management
Technisches Gebäudemanagement, TGM, innerhalb der facilitären Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung
Das TGM umfasst alle Prozesse, die mit der Bewirtschaftung von Anlagen und Gebäuden technischen Anlagen verbunden sind.
Diese werden oftmals mit den Bereiche Infrastruktur, kaufmännische Verwaltung und Flächenmanagement verknüpft.
Welche Leistungen des TGM mit diesen vier Bereichen verbunden sein können, ist in der DIN 32736:2000-08, Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen, beschrieben.
Infrastrukturelles Gebäudemanagement, IGM, innerhalb der facilitären Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung
Das infrastrukturelle Gebäudemanagement, IGM, umfasst facilitäre Dienstleistungen, die sich geschäftsunterstützend auf den Nutzer orientiert und bestandspflegend auf die Immobilie auswirken und den Lebenszyklus einer Immobilie langfristig verbessern bzw. die darin stattfindenden Prozesse optimiert und vereinfacht.
Es handelt sich um die allgemeine Betreuung der Immobilie und ihrer Nutzer durch Dienstleistungen wie Reinigung, Bewachung, Pflege der Grünanlagen, Personalverpflegung, Postdienste, Planung und Koordination der Hausmeistereinsätze, Entwicklung von Sicherheitskonzepten usw.
Nach der DIN 32736 umfasst das IGM die geschäftsunterstützenden Dienstleistungen, welche die facilitäre Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung maßgeblich verbessert. Gerade beim IGM ist der Dienstleistungscharakter des facilitären Gebäudebetriebs offensichtlich, denn hier wird in Abhängigkeit von den Vorstellungen der Nutzer bzw. Mieter ( = Kunden) gearbeitet.
Kaufmännisches Gebäudemanagement, KGM, innerhalb der facilitären Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung
Das kaufmännische Facility Management umfasst die gesamte buchhalterische Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung.
Hierzu gehören unter anderem folgende Dienstleistungen:
- Erstellung der Betriebskostenabrechnungen
- Abschluss von Versicherungen für die Immobilie sowie deren spätere Kontrolle
- Abschluss von Werk- und Dienstverträgen
- Einsetzung einer Hausverwaltung
Strategisches Gebäudemanagement, SGM, innerhalb der facilitären Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung
kann mit folgenden Prozessen beschrieben werden:
- Beratung
- Planung
- Beschaffung
- Durchführung
- Controlling
Diese Prozesse stellen entscheidende Lösungsansätze innerhalb der facilitären Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung dar.
Die Implementation einer Führungsposition und die Verwendung guter Managementpraktiken sind in allen Phasen des Lebenszyklus einer Immobilie von größter Bedeutung und stellen einen neuzeitlich / ganzheitlichen Lösungsansatz dar.
Der FM-Sachverständige wird mit den operativ Tätigen, die den Rahmen für bestimmte Immobilienanforderungen erstellen, koordinieren und entwickeln, Designkonzepte zu ihrer Unterstützung erarbeiten, eine zuverlässige FM – Lösung konjstruieren und dokumentieren.
Somit ergeben sich folgende Leistungsanforderungen;
- bei allen Phasen einer Immobilienentwicklung die dafür notwendigen facilitären Lösungsansätze und deren Auswirkungen aufzeigen,
- erarbeiten und ständiges aktualisieren, optimieren, des Bewirtschaftungsmodells,
- Budgets festlegen,
- Ablauforganisation und Objektsteuerung,
- den Bau und die Installation begutachten,
- die notwendigen Dienstleistungen beschaffen, koordinieren und überwachen,
- zu den Nutzern und Eigentümern Kontakt halten, um die Änderungen zu erkennen und zu verarbeiten, die die Unternehmensziele und das Kerngeschäft optimal unterstützen.
Flächenmanagement, innerhalb der facilitären Anlagen- u. Immobilienbewirtschaftung
Das Flächenmanagement hat die Aufgabe, die zur Verfügung stehende Fläche gemäß den Anforderungen des Betreibers bereit zu stellen, bzw. deren Nutzung zu optimieren und zu gewährleisten. In allen Bereichen wird gleichermaßen darauf geachtet, das Gebäude effizient, sinnvoll und im Sinne des Auftraggebers der Anlagen- und Immobilienbewirtschaftung zur Verfügung steht.
Neben der Überprüfung der einzuhaltenden Normen am Arbeitsplatz kann ein gutes Flächenmanagement durch Bedarfsanalyse nachhaltig zur Minimierung des Flächenbedarfs, schon innerhalb der Projektentwicklung, führen und somit Kosten reduzieren.
FMB-Sachverständige – Qualifikationen
Sachverständige für
- Facility Management
- Haus- und Versorgungstechnik
- Schäden an Gebäuden (Hochbau)
- Schäden durch Nässe und Schimmel
- Versicherungsschäden an Gebäuden
- Bewertung bebauter oder unbebauter Grundstücke
- Energiemanagement
- Trinkwassertechnik
FMB-Sachverständige, besondere Leistungen
- Bewertung, Immobilienkaufverträge
- Wertgutachten für energetische Anlagen
- Betriebshandbuch
- Vorbeugende Instandhaltung u. -setzung
- Controlling Instandhaltung u. -setzung
- Immobiliencheck
- Gefährdungsbeurteilung
- Betriebskostenanalysen u. -berechnungen
- Hygieneanalyse
- Schallmessung
- Beweissicherung
- Adjudikation, Hochbauwesen
- Wirtschaftsmediation, Hochbauwesen
Zu den Themen 1 – 13 werden im Rahmen unserer Infobriefe künftig weiter Informationen zur Verfügung gestellt.
