Verwaltungskosten sind die Kosten, die durch die organisatorische und betriebliche Verwaltung eines Gebäudes oder einer Liegenschaft entstehen. Sie beinhalten alle administrativen Aufwendungen für die Koordination, Überwachung und Steuerung der Betriebsabläufe.
Diese Kosten können entweder direkt oder indirekt dem Betrieb einer Immobilie zugeordnet werden, und sind oft nur teilweise umlagefähig, je nach Mietvertrag und rechtlichen Vorgaben (z. B. Betriebskostenverordnung).
Inhalte, Verwaltungskosten
| Kostenart | Beschreibung |
| Verwaltungspersonal | Löhne und Gehälter für das Verwaltungspersonal (z. B. Hausverwalter, Büroangestellte) |
| Bürokosten | Kosten für Büroausstattung, Büromaterialien, Kommunikationseinrichtungen (Telefon, Internet) |
| Externe Dienstleister | Aufwendungen für externe Verwalter oder Berater, Rechtsanwälte, Steuerberater |
| Abrechnungs- und Controllingkosten | Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen, Finanzplanung, Kostenkontrolle |
| Versicherungsgebühren | Verwaltungsaufwendungen im Bereich der Gebäudeversicherungen (Verwaltung von Versicherungsfällen) |
| Kosten für Mietverwaltung | Verwaltung von Mietverträgen, Mieterwechsel, Kommunikation mit Mietern |
| Kosten für IT-Systeme | Softwarelizenzen, Wartung und Pflege von Verwaltungssystemen (z. B. CAFM-Systeme, ERP-Systeme) |
| Kosten für Steuererklärungen | Verwaltungskosten im Bereich der Steuerberatung und Steuererklärungen für das Gebäude |
| Rechtsberatungskosten | Ausgaben für rechtliche Beratung (z. B. Mietrecht, Schadensersatzforderungen) |
Umlagefähigkeit der Verwaltungskosten:
Nicht alle Verwaltungskosten sind direkt umlagefähig auf die Mieter oder Nutzer einer Immobilie. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Verwaltungskosten im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden dürfen.
Umlagefähig:
Kosten für die allgemeine Hausverwaltung, wie Abrechnungskosten.
Verwaltungskosten für die Mietverwaltung, falls vertraglich vereinbart.
Kosten für Steuerberatung und Rechtsberatung, soweit sie das Gebäude betreffen.
Nicht umlegbar:
Kosten für die Hausverwaltung des Vermieters, die ausschließlich dem Eigentümer zugutekommen (z. B. interne Verwaltungskosten).
Kosten für die Verwaltung von Mietverhältnissen, die speziell dem Eigentümer und nicht dem Gebäudebetrieb dienen.
Ziele der Verwaltungskostenberechnung:
Transparenz und klare Abrechnung der Kosten für die Mieter
Kontrolle der Betriebskosten und Verwaltungskosten im Verhältnis zur Mieteinnahme
Effiziente Verwaltung durch gezielte Ressourcennutzung
Kostensenkungspotenziale erkennen (z. B. durch Outsourcing von Verwaltungstätigkeiten oder Optimierung von IT-Systemen)