CAFM bezeichnet den Einsatz von IT-gestützten Systemen zur Unterstützung, Dokumentation und Optimierung von Prozessen im Facility Management. Dabei werden alle relevanten Daten eines Gebäudes und seiner Nutzung zentral erfasst, verwaltet und ausgewertet – mit dem Ziel, den Betrieb effizienter und transparenter zu gestalten.
Ziele und Vorteile von CAFM:
- Transparenz über Gebäudebestand und Betriebskosten
- Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse
- Rechtssicherheit durch Prüf- und Wartungsnachweise
- Kostenkontrolle durch bessere Planungs- und Auswertungsmöglichkeiten
- Nutzerzufriedenheit durch schnellere Störungsbeseitigung
- Strategische Entscheidungsgrundlage für das Immobilienmanagement
Inhalte, Funktionen, CAFM-Systems
Energie- und Umweltmanagement
Verbrauchsdaten (Strom, Wasser, Wärme, CO₂) erfassen und analysieren
Kostenmonitoring und Benchmarking
Nachhaltigkeitsberichte
Gebäudeverwaltung / Flächenmanagement
Verwaltung von Räumen, Mietflächen, Nutzungen
Visualisierung per CAD- oder BIM-Integration
Belegung, Raumarten, Flächenkennzahlen
Inventar- und Umzugsmanagement
Verfolgung und Verwaltung von Möbeln, Geräten, IT-Equipment
Planung und Durchführung von Umzügen innerhalb des Gebäudes
Instandhaltungsmanagement
Planung, Steuerung und Dokumentation von Wartung, Inspektion, Instandsetzung
Erstellen von Wartungsplänen und Intervallen
Auftragsmanagement, Störmeldungen, Ticketsystem
Miet- und Vertragsmanagement
Verwaltung von Mietverträgen, Laufzeiten, Fristen, Kosten
Nebenkostenabrechnungen, Indexierung
Dokumentation der Vertragsbeziehungen
Reinigungsmanagement
Definition und Überwachung von Reinigungsintervallen
Ausschreibung und Kontrolle von Reinigungsdienstleistungen
Leistungsnachweise
Reporting & Controlling
Auswertungen zu Kosten, Leistungen, Störungen, Flächennutzung
Dashboards und Berichte für Managemententscheidungen
Sicherheits- und Schließanlagenmanagement
Verwaltung von Zutrittsrechten, Schlüsseln und Schließplänen
Protokollierung von Zutritten
Alarm- und Sicherheitsmeldungen
Anbindung an ERP-Systeme (SAP, Navision etc.)
Integration von BIM-Daten, IoT-Sensorik, Gebäudeleittechnik (GLT)
Technisches Anlagenmanagement
Verwaltung technischer Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Aufzüge etc.)
Lebenszyklusdaten, Betriebs- und Wartungsanleitungen
Prüf- und Dokumentationspflichten nach Gesetz
CAIFM, Computer Aided Integrated Facility Management
Ziele von CAIFM:
- Maximale Betriebseffizienz durch Automatisierung
- Proaktive Fehlervermeidung und weniger Ausfallzeiten
- Kosteneinsparung durch intelligente Steuerung
- Erhöhte Nachhaltigkeit durch dynamischen Energieeinsatz
- Verbesserte Nutzererfahrung (Smart Building)
- Echtzeitsteuerung und -überwachung des Gebäudebetriebs
Anwendungsfälle
Ein Gebäude passt automatisch Heizung und Beleuchtung an, wenn Sensoren erkennen, dass bestimmte Räume nicht genutzt werden.
Eine KI warnt frühzeitig, wenn eine Lüftungsanlage abweichende Werte zeigt – und plant eigenständig Wartung ein.
Ein Chatbot nimmt Störmeldungen entgegen und leitet direkt einen Auftrag an das zuständige Personal weiter.
Bewegungssensoren und Belegungsdaten optimieren die Reinigungsintervalle dynamisch – nur wo nötig, nicht nach festen Zeiten.
Unterschied CAFM vs. CAIFM:
| Merkmal | CAFM | CAIFM |
| Datenquelle | Manuell + teilweise automatisch | Echtzeit, Sensorik, IoT, Big Data |
| Intelligenz | Regelbasiert | Künstliche Intelligenz, Machine Learning |
| Wartung | Periodisch geplant | Vorausschauend, datenbasiert (Predictive) |
| Entscheidungshilfe | Statische Berichte | Dynamische Analysen, Empfehlungen, Automatisierung |
| Nutzerinteraktion | GUI / Formular | Sprachsteuerung, Dashboards, Chatbots |
MIS, Management Information System
Ein MIS ist ein IT-gestütztes Betriebswirtschaftssystem, das strukturierte Informationen über unternehmensrelevante Prozesse sammelt, verarbeitet und in auswertbarer Form (z. B. Berichte, Dashboards, KPIs) für das Management zur Verfügung stellt. Es dient als Entscheidungsgrundlage auf operativer, taktischer und strategischer Ebene.
Ziele, Nutzen, MIS
- Transparenz über Prozesse und Kosten
- Fundierte Entscheidungsfindung durch faktenbasierte Analysen
- Früherkennung von Problemen, Abweichungen oder Risiken
- Leistungsüberwachung interner und externer Einheiten
- Optimierung von Ressourcen, Flächen und Budgets
MIS
| Bereich | Beschreibung |
| Datensammlung | Automatische oder manuelle Erfassung von Daten aus verschiedenen Quellen (ERP, CRM, Buchhaltung, Produktion etc.) |
| Datenverarbeitung | Aggregation, Filterung, Zusammenführung und Bereinigung der Daten |
| Berichtswesen (Reporting) | Erstellung von Standardberichten, Kennzahlenübersichten, Abweichungsanalysen |
| Kennzahlen (KPIs) | Darstellung von Key Performance Indicators (z. B. Umsatz, Kosten, Auslastung) |
| Dashboards | Visuelle Echtzeit-Darstellung von Unternehmenskennzahlen |
| Vergleichsanalysen | Historische Trends, SOLL-IST-Vergleiche, Zeitreihenanalysen |
| Entscheidungsunterstützung | Basis für strategische und operative Entscheidungen im Management |
Ablauf, MIS, Beispiel
Datenerfassung, Verbrauchsdaten, Buchungen, Serviceaufträge
Verarbeitung, Datenbank speichert und konsolidiert
Analyse, KPIs und Trends werden berechnet
Visualisierung, Berichte und Dashboards für das Management
Handlungsableitung, Kostensenkungspotenziale, Umstrukturierungen
MIS vs. verwandte Systeme
| System | Fokus |
| MIS | Managementberichte, Kennzahlen, Entscheidungshilfe |
| Business Intelligence | Datenanalyse, oft über MIS hinausgehend (Data Mining, Prognosen) |
| CAFM | Spezifisches FM-Tool zur operativen Steuerung |
| CAIFM | Intelligentes, KI-basiertes Gebäudemanagementsystem |