Kaufmännisches Facility Management (FM) bezieht sich auf die finanziellen und administrativen Aspekte des Facility Managements. Es umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der finanziellen Ressourcen, die für den Betrieb und die Instandhaltung von Gebäuden und deren Infrastruktur erforderlich sind. Hier sind die zentralen Inhalte und Aspekte des kaufmännischen Facility Managements:
Budgetierung und Finanzmanagement
Budgetplanung; Erstellung von Jahresbudgets für Facility-Management-Dienstleistungen, einschließlich Instandhaltung, Betriebskosten und Investitionen.
Kostenkontrolle; Überwachung der Ausgaben im Vergleich zum Budget, um sicherzustellen, dass die finanziellen Mittel effizient genutzt werden.
Finanzberichterstattung; Erstellung von regelmäßigen Finanzberichten, die die Ausgaben und Einnahmen im Facility Management dokumentieren.
Vertragsmanagement
Vertragsverhandlungen; Aushandeln von Verträgen mit Dienstleistern, Lieferanten und Auftragnehmern, um die besten Konditionen zu sichern.
Vertragsüberwachung; Sicherstellung, dass alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden, einschließlich der Qualität der erbrachten Dienstleistungen.
Risikomanagement; Identifikation und Minimierung von Risiken, die aus vertraglichen Vereinbarungen resultieren können.
Kostenmanagement
Kostenanalyse; Durchführung von Analysen zur Identifizierung von Einsparpotenzialen und zur Optimierung der Betriebskosten.
Kosten-Nutzen-Analyse; Bewertung von Investitionen in Facility-Management-Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie wirtschaftlich sinnvoll sind.
Reporting; Erstellung von Berichten über die Kostenstruktur und die Wirtschaftlichkeit der Facility-Management-Dienstleistungen.
Einkaufsmanagement
Lieferantenauswahl; Auswahl und Bewertung von Lieferanten und Dienstleistern, um die Qualität und Kosten der benötigten Materialien und Dienstleistungen zu optimieren.
Einkaufsstrategien; Entwicklung von Strategien zur Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen, die den Anforderungen des Facility Managements entsprechen.
Verhandlung von Rahmenverträgen: Aushandeln von Rahmenverträgen mit Lieferanten, um langfristige Partnerschaften und Kostenvorteile zu sichern.
Risikomanagement
Identifikation von Risiken; Analyse potenzieller finanzieller Risiken, die den Betrieb und die Instandhaltung von Gebäuden beeinträchtigen könnten.
Entwicklung von Strategien zur Risikominderung; Implementierung von Maßnahmen zur Minimierung identifizierter Risiken, um die finanzielle Stabilität des Facility Managements zu gewährleisten.
Leistungsbewertung
Kennzahlen und KPIs: Festlegung von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators), um die Effizienz und Effektivität der Facility-Management-Dienstleistungen zu messen.
Nutzerorientierte Dienstleistungen
Kundenservice; Bereitstellung von Dienstleistungen, die auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten sind, um deren Zufriedenheit zu gewährleisten.
Feedback-Management; Erfassung und Auswertung von Nutzerfeedback zur kontinuierlichen Verbesserung der Facility-Management-Dienstleistungen.
Strategische Planung
Langfristige Planung; Entwicklung von langfristigen Strategien für das Facility Management, die die finanziellen und betrieblichen Ziele des Unternehmens unterstützen.
Integration in Unternehmensstrategie; Sicherstellung, dass die kaufmännischen Aspekte des Facility Managements in die Gesamtstrategie des Unternehmens integriert sind.